(foto) Universitatea #diez. „Am gestionat un proiect de 850 000 de forinți.” Cum învățăm la Budapesta să lansăm și să implementăm proiecte

Cursul managementul proiectelor

Scopul cursului de management al proiectelor este să ne învețe să dezvoltăm, timp de trei luni, un proiect de la zero. Prin urmare, în echipe (câte șase persoane) trebuia să ajungem la un concept de proiect, să venim cu un plan detaliat de gestionare a acestuia, să deprindem abilitatea de a utiliza platformele de comunicare, să atragem finanțatori, să ne gândim la sustenabilitate, să organizăm un eveniment, să creăm punți de legătură, să lansăm mai multe platforme sociale conexe etc.

Cursul nu era unul teoretic, prin urmare, toate abilitățile menționate mai sus trebuiau dezvoltate de sine stătător. Obișnuiam să asemăn această experiență cu un tip extrem care se mai practică când vrei să înveți pe cineva să înoate, îl (o) arunci în apă și dacă se descurcă e bine, dacă nu, deja îl (o) ajuți să iasă la mal și înțelegi că nu va mai deveni sportiv(ă) de performanță.

În cadrul acestui curs, am fost la universitate doar de două ori – la prima oră, când ne-au fost date toate condițiile, și la prezentarea din mijlocul semestrului. Prezentarea finală, cu foarte mult fast, a avut loc în aula principală din universitate, cu prezența juriului din afara instituției și cu mai mulți (multe) invitați (invitate).

Elaborarea conceptului

Partea incipientă este una dintre cele mai complicate, pentru că trebuie să ajungi la un concept, iar ca să ai un rezultat frumos, trebuie să rezonezi cu ideea proiectului pe care ți l-ai propus să îl dezvolți. Când lucrezi într-o echipă de șase persoane, ideea trebuie să rezoneze nu doar cu tine, dar și cu ceilalți membri (în cazul meu, cu celelalte membre). Am început de la o idee despre îndeplinirea visurilor, dar în scurt timp, am înțeles că noi nu suntem zâne din povești, respectiv, din punct de vedere financiar, proiectul nostru nu era sustenabil. Așa au mai urmat trei întâlniri la care, în timp ce ne savuram cafelele, discutam potențialele idei în jurul cărora putem orbita.

Momentul evrica a venit într-o seară când eram deja disperate și am decis să luăm o pauză de cinci minute de la brainstorming. În această pauză discutam despre cafenelele din regiune, despre gestionarea unui business mic, local pe timp de pandemie, despre dificultăți, despre oportunități și voilà, aproape sincron am ajuns la același concept – nu vom ajuta copiii, bătrânii, nu vom face apel la emoții de jale și milă (ca majoritatea celorlalte proiecte), ci ne vom focaliza pe un domeniu încă puțin exploatat în cadrul cursurilor de la comunicare, ne vom aventura în descoperirea businessurilor mici, în promovarea acestora și în legarea punților de legătură dintre proprietari (proprietare) și tinerii (tinerele) care planifică lansarea unei afaceri proprii.

În aceeași zi, am planificat ce vom face:
# stabilirea termenelor-limită;
# lansarea paginii de Instagram (aici puteți să o accesați);
# identificarea și contactarea proprietarilor (proprietarelor) de afaceri mici (așa cum cinci dintre noi suntem studente internaționale din Moldova (eu), Kazahstan (Akmaral Nurseit și Nargiza Atipaeva), Germania (Cindy Strauss), Ucraina (Katerîna Ovsianîk) și doar o persoană din Ungaria (Nora Kricska), era primordial ca persoanele să cunoască limba engleză);
# filmarea, editarea interviurilor;
# contractarea serviciilor de catering și a potențialelor locații pentru eveniment;
# identificarea oratorilor pentru eveniment;
# identificarea potențialilor sponsori pentru cadouri.

Pe foaie, planul era mi-nu-nat, urma doar împărțirea responsabilităților și punerea în practică a ideii.

Provocările și realizarea

Momente dificile, evident, au fost multe, dar în același timp, mai puține decât ne-am așteptat. Majoritatea persoanelor contactate au fost entuziasmate de proiect și cu cel mai mare drag au acceptat să colaboreze cu noi. Așa am ajuns să descoperim șase afaceri mici de la Budapesta, înființate de localnici sau internaționali stabiliți de ceva vreme în capitala Ungariei. Am reușit să adunăm atât de multe istorii frumoase care cu adevărat inspiră.

Așa am cunoscut-o pe Mihaela Tom din România, în prezent proprietara Flower Me – o mică afacere care se bazează pe dăruirea zâmbetelor, a lacrimilor și a dragostei prin buchetele pe care le creează. Mihaela are o plăcere deosebită să livreze singură florile pentru a vedea emoțiile persoanelor care primesc buchetele. De asemenea, proprietara afacerii livrează florile cu ajutorul bicicletei sale pentru a reduce pe cât de mult posibil poluarea, iar fiindcă este pasionată de ciclism, o mică parte din banii obținuți din vânzări îi oferă asociației bicicliștilor din Budapesta.

O altă istorie impresionantă este a maghiarului Gabriel Gabor, care este pasionat de arome și care a lansat propriul brand de parfumuri – De Gabor. Gabriel ne-a spus că Ungaria este destul de conservativă în ceea ce ține de industriile frumoase, respectiv a trebuit să facă școala de parfumerie în Franța. Iar pentru a accede la studii și pentru a trece cu brio de examenul de intrare (care oferă posibilitatea de studii doar pentru 20 de studenți într-un an), timp de trei ani a studiat aromele, a mixat, a experimentat și a reușit. Pandemia este o adevărată provocare pentru parfumier, deoarece pierderea abilității de a simți mirosuri ar fi o tragedie pentru mica sa afacere.

Fiecare istorioară pe care am înregistrat-o era atât de personală, atât de frumoasă, atât de diferită. Ne-am considerat într-adevăr norocoase să dăm de oameni atât de deschiși și de puternici, care au luptat și continuă să lupte pentru visurile lor.

Dacă e să menționez etapele de realizare, în paralel, cât o parte a echipei era preocupată de filmări, montări, postări, cealaltă parte era în căutare de spațiu pentru eveniment, de sponsori și parteneri. Într-un final, am ajuns să obținem permisiunea de a face evenimentul la Kaptar (cel mai bun spațiu de tip coworking din Europa în 2016, potrivit Forbes), de asemenea, CodeBerry a venit cu ideea să ofere cadou fiecărui (fiecărei) participant (participante) un voucher de 50 $ pentru orice curs de pe platformă.

Provocările cele mai mari, ca de obicei atunci când lucrezi în echipă, au fost pe parcurs. Deși ne-am împărțit responsabilitățile, căci toate pe lângă studii mai avem și un job, a fost nevoie să divizăm diferit munca. Iar aici au fost momente de frustrare, de supărare și de negare, dar suntem studente la comunicare, da? Respectiv, am reușit, deși nu a fost ușor, să ajungem la numitori comuni după discuții îndelungate.

Anuuuulaaaaare! E tare trist când auzi asta pe ultima sută de metri înainte de eveniment, dar am avut și așa momente. Serviciul de catering și oratorul, cu două zile înainte de momentul x, ne-au anunțat că au o avalanșă de lucru și că nu vor putea să ne ajute. Ce-am făcut? După o scurtă criză de nervi cu lacrimi și râs isteric, ne-am mobilizat și ne-am pus pe treabă. Așa am ajuns să convingem o cofetărie să ne dea mai multe cutii cu gogoși (în schimbul unui videoclip promoțional), un magazin să ne dea fructe (în aceleași condiții), un coach să țină o sesiune (a fost o discuție la telefon, iar în ultima zi, la finele acesteia, după ce coach-ul a acceptat, nu ne-am putut ține lacrimile, iar coach-ul a înțeles cât de important era evenimentul pentru noi).

Finalul fericit

Va suna ca un clișeu, dar da, evenimentul a depășit așteptările noastre. Ținta noastră era să adunăm cel puțin 15 oameni, iar într-un final au fost 35 (am respectat normele legate de COVID-19, iar toate persoanele aveau certificate de vaccinare). Deși evenimentul s-a încheiat la ora 13.00, oamenii nu voiau să plece și continuau să discute, să împărtășească opinii, experiențe și contacte. Într-un final, cel puțin nouă persoane au primit oferte de tip business chiar în timpul evenimentului, iar potrivit sondajului realizat ulterior, partea de networking a fost cea mai apreciată de către invitați (invitate).

Urma să împachetăm frumos proiectul și să îl prezentăm juriului (aveam 10 minute pentru prezentare, ceea ce e cu adevărat foarte puțin pentru o muncă de mai bine de trei luni). În timpul pregătirii, am făcut inclusiv mai multe calcule și am realizat că suma pe care am gestionat-o (locație, catering, cadouri etc.), fără vreo investiție din partea noastră, în cadrul proiectului pe care l-am realizat, a depășit lejer 850 000 de forinți.

Și, ce pot spune, acest proiect a fost dificil, solicitant, stresant, dar într-un final, când privesc în urmă, sunt foarte mândră de rezultatul obținut. Juriul, de asemenea, a apreciat munca noastră constatând că era cel mai bun proiect și cea mai strălucitoare prezentare din cadrul evenimentului.

Citește mai multe despre experiența mea la Budapesta aici și aici.